La Municipalité comprend l’importance qui doit être accordée à la protection de la vie privée. Par sa politique de confidentialité, elle s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle collecte et traite dans le cadre de ses activités et services, et ce, dans le respect des lois et règlements applicables.
Cette politique, en constante évolution, décrit la manière dont la Municipalité recueille, utilise et communique les renseignements personnels. Elle explique également la procédure pour accéder à ces renseignements et comment les faire rectifier, si nécessaire. Elle est complémentaire aux Règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels.
IMPORTANT : La Municipalité de Boischatel est assujettie à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ci-après appelée la Loi sur l'accès.
Un renseignement personnel se définit comme toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement, que ce soit par les données personnelles ou professionnelles de l’individu.
La Municipalité détermine, sur une base régulière, le type de renseignements personnels recueillis et les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, tel que décrit ici-bas.
Lesquels?
- Nom, Prénom
- Adresse postale
- Adresse de courrier électronique
- Numéro de téléphone
Pourquoi?
- Communiquer l’information et fournir les services demandés
- Créer et administrer les comptes citoyens (Dossier citoyen personnalisé et Compte Sport-Plus)
- Transmettre des sondages d'évaluation de la satisfaction des services municipaux
- Communiquer des avis importants relatifs à la sécurité ou à l’accessibilité des infrastructures municipales (sinistre, interruption de service, etc.)
- Transmettre des communications en lien avec les services utilisés ou les produits loués ou achetés
- Effectuer des études et des analyses ou produire des statistiques
- Exécuter les obligations légales de la Municipalité en lien avec la taxation
Lesquels?
- Nature du service reçu
- Nature du produit loué ou acheté
- Renseignements sur l’identité
- Adresse de facturation
- Information relative au mode de paiement
Pourquoi?
- Compléter le paiement d’un service ou produit demandé ou rendu
- Traiter l’information en lien avec le mode de paiement
- Exécuter les obligations légales de la Municipalité en lien avec la taxation
Lesquels?
- Renseignements sur l’identité
- Renseignements d'achat ou de paiement
- Description et documents en lien avec le projet ou la requête
Pourquoi?
- Exécuter les obligations légales de la Municipalité en matière d’urbanisme et d’aménagement du territoire
- Effectuer des études et des analyses en lien avec un projet de propriété ou de développement
- Assurer le traitement et le suivi des demandes de permis et de certificats
- Assurer le traitement et le suivi des requêtes
Lesquels?
- Âge
- Renseignements sur l’identité
- Nom(s) du ou des accompagnateur(s)
- Numéro de réservation
- Poids et taille
- Contact(s) en cas d’urgence
- Allergie(s) et médicament(s)
- Antécédents médicaux
Pourquoi?
- Communiquer des informations essentielles aux premiers répondants, lorsque requis
- Assurer la sécurité de la personne concernée
- Fournir des équipements adaptés aux personnes concernées
- Obtenir le consentement pour les activités comportant des risques
Lesquels?
- Âge
- Sexe
- Renseignements sur l’identité d’une personne mineure
- Nom(s) du(des) parents ou tuteur(s)
- Contact(s) en cas d’urgence
- Allergie(s) et médicament(s)
- Problème(s) de santé
- Antécédents médicaux
- Numéro d’assurance sociale du (des) parent(s) ou tuteur(s)
- Renseignements d’achat ou de paiement
Pourquoi?
- Communiquer des informations essentielles aux premiers répondants, lorsque requis
- Assurer la sécurité de la personne concernée
- Fournir des équipements adaptés aux personnes concernées
- Assurer la saine gestion du programme (groupes, activités, etc.)
- Produire les Relevés 24
Lesquels?
- Renseignements sur l’identité
- Renseignements d’achat ou de paiement
- Renseignements sur l’animal (race, poids, etc.)
Pourquoi?
- Exécuter les obligations légales de la Municipalité
Lesquels?
- Âge
- Sexe
- Renseignements sur l’identité
- Description de l’accident ou l'incident
- Informations relatives au véhicule (ex. plaque d’immatriculation), lorsqu'applicable
- Autres renseignements pertinents qui concernent l’accident ou l’incident
Pourquoi?
- Documenter l’accident ou l’incident
- Prendre les mesures nécessaires afin de gérer l’accident ou l’incident
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des instances concernées (ex. CNESST, SQ, assurances collectives, etc.)
Lesquels?
- Renseignements sur l’identité
- Renseignements transmis concernant la question, le commentaire ou la plainte
Pourquoi?
- Communiquer l’information et fournir les services demandés
- Effectuer un retour sur la question, le commentaire ou la plainte
Lesquels?
- Renseignements sur l’identité
- Preuves de consentement
- Communications par courrier électronique ou par l’intermédiaire de plateformes tierces*
- Avis dépersonnalisé, abonnement
- Réponses aux sondages
Pourquoi?
- Développer, améliorer et promouvoir les services offerts par la Municipalité
- Transmettre des communications utiles et pertinentes en fonction des préférences identifiées
- Bonifier l’expérience citoyenne et améliorer les services municipaux
Plateformes tierces
- Dossier citoyen - PG Solutions
- Formulaires divers - Jotform
- Inscription activités de loisirs et du camp de jour - Sport-Plus
- Inscription événements - Eventbrite
- Plateforme de consultation – Cocoriko
Lesquels?
- Renseignements recueillis par le biais de témoins de connexion (cookies)
- Préférence de navigation
- Pages et contenus consultés
- Adresse de connexion (IP)
Pourquoi?
- Exploiter et assurer toutes les fonctionnalités du site Internet
- Faciliter la navigation
- Analyser les données de navigation
Lesquels?
- Renseignements sur l’identité
- Renseignements contenus dans un curriculum vitae ou une lettre de motivation
- Numéro d’assurance sociale
- Renseignements médicaux
- Renseignements financiers
Pourquoi?
- Convoquer et analyser les candidatures
- Procéder au processus d’embauche
- Effectuer le traitement de la paie
- Exécuter les obligations légales de la Municipalité en tant qu’employeur
La Municipalité collecte uniquement les renseignements personnels dont elle a besoin pour gérer les services municipaux et exécuter ses obligations légales. Les renseignements personnels collectés sont fournis directement à la Municipalité par les personnes concernées, verbalement ou par écrit, de manière manuscrite ou électronique. Ils sont accessibles aux membres du personnel ou aux représentants municipaux qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions et qui doivent, en tout temps, en assurer la confidentialité.
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l’accès.
Le consentement manifeste, libre et éclairé, est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé.
La Municipalité ne transmet pas à un tiers un renseignement personnel concernant une personne sans le consentement spécifique de celle-ci, sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l’accès.
Une personne concernée peut décider de refuser ou de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou au partage de ses renseignements personnels. La Municipalité explique alors à la personne concernée les conséquences de ce retrait. À ce moment, il se peut que la personne concernée se voit refuser l’accès à différents services municipaux lorsqu’elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention des renseignements personnels essentiels, telles que les coordonnées.
Le consentement à la collecte de tout renseignement personnel au moyen d’un enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels.
Sauf exception prévue à la Loi sur l’accès, toute personne concernée a le droit de formuler une demande d’accès à l’information concernant des documents ou de recevoir l’information relative à tout renseignement personnel la concernant qui sont détenus par la Municipalité.
Il est possible de consulter ses renseignements personnels que la Municipalité a recueillis, de demander une mise à jour ou de les corriger afin que ceux-ci demeurent exacts.
Le service du greffe assure la responsabilité de la protection des renseignements personnels et reçoit les demandes d’accès aux documents. Toute demande d’accès à un document ou fichier de la Municipalité contenant tout renseignement personnel doit être adressée par écrit en remplissant le formulaire de demande en ligne ou en contactant le responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Daniel Boudreault
Greffier-trésorier adjoint et coordonnateur administratif
greffe@boischatel.net
418 822 4500
La Municipalité donne accès à l’information relativement à tout renseignement personnel de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d’en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les heures d’ouverture habituelles et d’en obtenir une copie selon les modalités définies. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de confidentialité de la Municipalité.
Conservation des renseignements personnels
La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout renseignement personnel collecté. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances, confie la collecte, la détention ou le traitement de tout renseignement personnel, par un fournisseur de service au Québec ou à l’extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s’assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées.
Transfert des renseignements personnels à l’externe de la Municipalité
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l’accès ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de tout renseignement personnel en faveur d’un tiers à l’externe de la Municipalité.
Lorsque tout renseignement personnel est transféré à un tiers par l’entremise d’un moyen technologique, la politique de confidentialité d’un organisme tiers, le cas échéant, s’applique désormais à ces renseignements personnels.
Destruction des renseignements personnels
Une fois la durée de vie des renseignements personnels atteinte, la Municipalité s’assure de les détruire ou de les anonymiser. La destruction ou l’anonymisation s’effectue de manière sécuritaire, selon les meilleures pratiques applicables.
La Municipalité est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient et elle a mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité de ceux-ci.
La Municipalité a notamment mis en place les mesures de protection suivantes :
Mesures de protection physiques
- Établissements sécurisés par caméras de surveillance, carte d’accès et système d’alarme
- Systèmes de verrouillage
Mesures de protection informatiques
- Sécurisation des composantes informatiques
- Gestion des accès
- Surveillance, prévention et contrôle des activités suspectes
- Poste de travail sécurisé
Mesures de protection liées au personnel
- Code d’éthique et de déontologie
- Activités de formation et de sensibilisation obligatoires
- Processus de gestion des incidents de confidentialité et de sécurité
Les renseignements personnels recueillis par la Municipalité sont accessibles aux membres du personnels ou aux représentants municipaux qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les employés ou les représentants municipaux doivent, en tout temps, en assurer la confidentialité et suivre régulièrement des formations et des activités de sensibilisation en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Toute personne qui s’estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection des renseignements personnels peut porter plainte en suivant les dispositions prévues dans la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Boischatel.
Pour toutes questions relatives au processus de traitement des plaintes, il est également possible de communiquer avec le responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :
Daniel Boudreault
Greffier-trésorier adjoint et coordonnateur administratif
greffe@boischatel.net
418 822 4500
La présente politique de confidentialité entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Toute modification doit faire l’objet d’une consultation auprès dudit comité et doit être précédée d’un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité.
Dernière mise à jour : 21 septembre 2023